Support - E-Mails filtern


  1. E-Mail Filter
    2. Serverseitige E-Mail Filter werden über das WebMail konfiguriert. Diese Filter können verwendet werden um eingehende E-Mails in verschiedene Ordner zu sortieren, unerwünschte Spam-Mails abzuwehren, Abwesenheitsnachrichten zu versenden und weiteres mehr. Email-Filter direkt auf dem Server haben den Vorteil, dass die Emails immer gefiltert werden, unabhängig davon, ob die Mails später mit einem Mailprogramm, dem WebMail oder einem Smartphone gelesen werden. Ausserdem können Spam-Mails direkt auf dem Server gelöscht werden, ohne dass sie heruntergeladen werden müssen. Alternativ können auch Mail-Filter in einem Mail-Programm auf dem Computer eingerichtet werden. Dann werden aber nur Mails sortiert, die mit diesem Mail-Programm heruntergeladen werden.

    So wird ein E-Mail Filter eingerichtet:
    1. Im WebMail anmelden.
    2. Oben rechts "Einstellungen" wählen.
    3. In der linken Spalte "Filter" auswählen.
    4. In der 2. Spalte den gewünschten Filtersatz auswählen (falls mehrere vorhanden) oder bei Bedarf mit "+" einen neuen Filtersatz erstellen.
    5. In der 3. Spalte mit dem "+" einen neuen Filter hinzufügen.
    6. Einen beliebigen Filternamen eingeben und die gewünschen Filter-Kriterien und Filter-Aktionen einstellen.
    7. Unten auf "Speichern" klicken.

    Der Filter ist danach sofort aktiv und eingehende Emails werden gemäss den gemachten Einstellungen sortiert. Ein Filter oder ein ganzer Filtersatz kann über das Zahnradsymbol in der 2. bzw. 3. Spalte deaktiviert oder gelöscht werden. Es können mehrere Filter eingerichtet werden. Die Filter werden gemäss der Reihenfolge in der Liste links abgearbeitet (welche durch Klicken und Ziehen umsortiert werden kann).

  2. Spam-Filter einrichten

    3. Alle eingehenden Mails werden von unserem Spam-Filter geprüft und erhalten aufgrund dieser Analyse eine Punktzahl. Mit dieser Punktzahl können Sie entscheiden ob es sich um erwünschte Emails oder um unerwünschte Spam-Mails handelt. Standardmässig werden die Email aber nur markiert und nicht gefiltert. Um Spam-Mails automatisch zu filtern müssen wie oben beschrieben entsprechende Filter eingerichtet werden.

    Um Spam-Mails auf dem Server zu filtern wählen Sie als Filterregel "X-Spam-Level" aus und geben im Feld rechts die gewünschte Punktezahl mittels Anzahl Sterne ein. Um beispielsweise Emails mit 5 oder mehr Spam-Punkten zu filtern wird "*****" eingegeben (ohne die Anführungszeichen). Die entsprechende vollständige Regel lautet dann "X-Spam-Level enthält *****". ACHTUNG: Werden mehrere Filter für unterschiedliche Punktzahlen eingerichtet, müssen die Filter mit der höheren Punktezahl zuerst angewendet werden, d.h. sie müssen in der Liste links weiter oben stehen. Welche Punktezahl für einen effektiven Spam-Filter geeignet ist variiert zwischen verschiedenen BenutzerInnen. Wir empfehlen folgende Richtwerte:

    1-4 PunkteUnsichere Erkennung- Spam-Mails werden zu 95%-99% erkannt
    - Allerdings werden 0.2%-4.6% der erwünschten Mails als Spam eingestuft
    5-8 PunkteWahrscheinliche Erkennung- Spam-Mails werden zu 85%-95% erkannt
    - Erwünschte Mails werden zu 0.00%-0.07% als Spam engestuft
    9 oder mehr PunkteZiemlich sichere Erkennung- Es werden bis zu 80% der Spam-Mails erkannt
    - Es werden praktisch keine erwünschten Mails als Spam eingestuft

    Als nächstes muss noch die Filter-Aktion eingestellt werden. Die üblichen Aktionen sind:
    • Spam-Mails in Ordner sortieren: Dazu wählen Sie "Verschiebe Nachricht nach" und den entspechenden Ordner
    • Spam-Mails löschen: Dazu wählen Sie "Leite Nachricht weiter" und geben die Adresse "delete@websource.ch" in das Feld ein. Dadurch werden die Nachrichten erst nach 1-2 Wochen definitiv gelöscht und können im Notfall während dieser Zeit wiederhergestellt werden. Wenn Sie die Nachrichten definitiv löschen wollen, kann auch "Nachricht löschen" ausgewählt werden. ACHTUNG: Das Löschen geschieht auf eigenes Risiko und ist für tiefe Punktzahlen nicht empfohlen!

  3. Abwesenheitsmeldung einrichten

    4. Wählen Sie dazu in der Spalte ganz links "Abwesenheit". Danach können Sie den Betreff, den Inhalt sowie die Dauer der Abwesenheitsmeldung eingeben. Stellen Sie sicher, dass unter "Erweiterte Einstellungen" alle Ihre Email-Adressen aufgeführt sind für welche eine Abwesenheitsmeldung verschickt werden soll.
    Wenn der Status der Abwesenheitsmeldung auf "Ein" geschaltet wird, wird automatisch eine entsprechende Filterregel erstellt. Die Filterregel kann alternativ auch manuell erstellt oder geändert werden (wie oben beschrieben).

  4. Viren-Filter

    5. Neben Spam werden Emails auch auf Viren und andere Schädlinge überprüft. Mails, welche Viren enthalten werden automatisch gelöscht und nicht zugestellt.

    Falls Sie noch Fragen haben oder weitere Informationen wünschen, kontaktieren Sie uns bitte.